De Ontdekking
Vorige week kreeg ik per ongeluk toegang tot "CEO_MEETINGS_2026_FINAL_v3_ECHT_FINAL.xlsx".
(Ja, met die bestandsnaam. Ja, er is ook een v4. Nee, die is niet finaler.)
Wat ik zag was... fascinerend.
36 tabbladen. 847 rijen. Elke meeting sinds januari 2024. Met beslissingen, actiepunten, aanwezigen, en – en dit is het gekke – een kolom genaamd "Momentum Score".
De Methode
Ik was verbijsterd. En nieuwsgierig. Dus ik vroeg het gewoon: "Waarom?"
Het antwoord was verrassend simpel:
"Als ik het niet opschrijf, gebeurt het niet."
Fair enough. Maar waarom een spreadsheet? Waarom niet een fancy tool? Een app? Een systeem?
De Vijf Redenen van een CEO
1. "Omdat het er is"
Excel staat op elke computer. Geen installatie. Geen login. Geen "heb je toegang tot de nieuwe tool?". Het werkt gewoon.
2. "Omdat ik het snap"
Geen tutorials kijken. Geen onboarding. Geen drie lagen menu's om een kolom toe te voegen.
3. "Omdat het snel is"
Van meeting → aantekening → actie in 20 seconden.
Tools die "efficiënter" waren kostten meer tijd in de navigatie dan ze bespaarden in de workflow.
4. "Omdat ik het kan controleren"
In een spreadsheet zie je alles. Geen verborgen algoritmes. Geen "de tool heeft besloten om X niet te tonen". Als het er niet staat, heb jij het niet ingevoerd.
5. "Omdat het groeide toen ik het nodig had"
Bij meeting 1: drie kolommen. Bij meeting 50: tien kolommen. Bij meeting 200: drie tabbladen.
Het systeem groeide mee. Zonder migraties. Zonder consultants.
Het Probleem
Dit klinkt allemaal positief. En voor één persoon? Het is briljant.
Maar.
Wat gebeurt er als:
- De CEO met vakantie is? (Niemand vindt de spreadsheet)
- Er een nieuwe CFO komt? (Die heeft een ander systeem)
- De Excel file corrupt raakt? (Gebeurt. Echt. Vaker dan je denkt.)
- Je met drie mensen aan dezelfde file wil werken? (Excel's "delen" functie is... suboptimaal)
De Spreadsheet Paradox
Het werkt perfect totdat je het met anderen moet delen. Dan wordt je grootste kracht je grootste zwakte.
De Balans
Hier is de realiteit: de meeste bedrijfssystemen zijn te complex voor wat mensen echt nodig hebben.
Maar spreadsheets zijn te simpel voor wat organisaties echt nodig hebben.
De kunst is de gulden middenweg te vinden:
Criteria voor "De Perfecte Melding"
- Zo simpel als Excel (voor de gebruiker)
- Zo robuust als een database (voor de organisatie)
- Groeit mee zonder pijn (geen migraties elke zes maanden)
- Transparant als een spreadsheet (zie wat er gebeurt)
Het Gesprek
Na deze ontdekking hadden we een eerlijk gesprek met onze CEO:
Wij: "We kunnen dit beter maken."
CEO: "Het werkt toch?"
Wij: "Voor jou wel. Niet voor de organisatie."
CEO: "Wat kost het me?"
Wij: "Twee uur setup, daarna minder tijd dan je nu kwijt bent."
CEO: "En als het niet werkt?"
Wij: "Dan mag je terug naar je spreadsheet."
De Uitkomst
We bouwden een custom oplossing die áánvoelt als Excel, maar werkt als een database:
- Snelle invoer (sneller dan Excel, zelfs)
- Automatische koppelingen (actiepunten → personen → deadlines)
- Eén bron van waarheid (geen v3, v4, ECHT_FINAL)
- Teams kunnen meekijken (zonder de file te breken)
- Backup is automatisch (geen trauma's meer)
Het gekke?
Na twee weken vroeg niemand meer naar de spreadsheet.
En dat is eigenlijk de beste maatstaf: als mensen het oude systeem vergeten, dan werkt het nieuwe.
P.S. De "Momentum Score"? Die blijkt willekeurig te zijn. Een getal tussen 1 en 10 op basis van "hoe het voelde". Maar gek genoeg: het patroon klopte wel. De meetings met lage scores hadden achteraf gezien echt weinig opgeleverd. Intuïtie in een kolom.
Mogen we die kolom houden? Ja natuurlijk.